Er was eens een bedrijf …

… waar het – pak hem beet – vijftig uur kostte om een offerte te maken (Kannegiesser). Het ging weliswaar om een complexe offerte, voor reserveonderdelen, maar toch.

Vijftig uur. Voor een offerte.

Herkenbaar? Als je een bedrijf hebt waar met veel verschillende onderdelen wordt gewerkt, of waar moet worden gecalculeerd, waarschijnlijk wel. Het is een hoofdpijndossier bij veel van mijn cliënten. Al helemaal als zo’n offerte vervolgens niet wordt geaccepteerd.

Nu zijn wij ondernemers niet op ons achterhoofd gevallen. We roepen eerst dat iedereen efficiënter moet werken. ‘Verdorie, moeten we nou echt alles zelf bedenken?’

Dan beginnen we een werkgroepje, tuigen een LEAN-traject op, of schaffen andere software aan (wat een uitdaging op zich is, omdat alle data in de oude staat).

Geen onlogische stappen, maar …

Kannegiesser deed het anders. Ze brachten het proces in kaart, koppelden data uit hun ERP aan offertelogica en gebruikten AI om het meeste werk over te nemen. Een offerte wordt nu in een half uur gemaakt. Een half uur.

Toch gaat dit verhaal niet – alleen – over offertes. Of over AI. Het gaat over processen.

Processen?

Wat is dat ook alweer, een proces? Eigenlijk niets anders dan de route die iets in je bedrijf aflegt. Van lead naar offerte, van order naar levering, van vacature naar nieuwe medewerker, van klacht naar oplossing.

Als je groeit neemt het aantal processen en de complexiteit ervan toe. Steeds meer mensen moeten ergens iets van weten (of, erger nog, vinden) en uitzonderingen stapelen zich op. Dat zorgt voor stress en stagnatie.

Daarom hoort een hoofdstuk ‘processen’ thuis in een groeistrategie. De reden is simpel:  Als je bedenkt waar je met je bedrijf naartoe wilt, moet je de processen ontwerpen die daarvoor nodig zijn.

Vooraf. Vóórdat de groei voor problemen zorgt.

Hoe? Als je duidelijk hebt hoe je wilt groeien, kan je bepalen welke processen daarvoor cruciaal zijn. Vervolgens beschrijf je hoe die processen er in de toekomst uit moeten zien en plan je wanneer je die processen gaat bouwen.

AI kan daarbij enorm helpen. Niet alleen om delen van een proces over te nemen – zoals bij Kannegiesser – maar ook om te onderzoeken hoe processen in de toekomst beter, sneller of tegen lagere kosten kunnen worden uitgevoerd.

Groei is een stuk minder aantrekkelijk als iedere extra euro omzet extra mensen, stress en kosten met zich meebrengt. Redenen genoeg om processen een volwaardig onderdeel van je groeistrategie te maken.

Redenen genoeg om processen een volwaardig onderdeel van je groeistrategie te maken. Hoe je dat doet en hoe je daarbij AI gebruikt leg ik je graag uit.